Een memorandum vol onderbouwing, en één deling die het weerlegt

Een investeringsmemorandum van enkele tientallen pagina's. Groothandel, eigen designs, wereldwijde afzet, een productcategorie die in één jaar een hype werd en daarna instortte. Het stuk vraagt om een forse kapitaalinjectie en het is goed geschreven: de kosten zijn regel voor regel onderbouwd, de organisatie scherp beschreven, de zwaktes staan er echt in.

Er staat één deling niet in, en die weerlegt het.

Alle cijfers hieronder zijn verhoudingen en indexcijfers. Het bedrijf is niet van mij, dus absolute bedragen laat ik weg. Er gaat niets verloren: elke vondst in dit stuk is een verhouding.

#De omzet, geïndexeerd op het topjaar

jaar 1                     15
jaar 2                    100      <- de hype
jaar 3                     88
jaar 4                     52
------------------------------
plan jaar 5                59      <- de prognose
plan jaar 6                67
plan jaar 7                70
plan jaar 8                74

Drie jaar afbrokkeling, en het plan laat de daling in het eerste jaar niet stabiliseren maar omkeren. Dat kan. Er staat een hele strategie bij: nieuwe focus, nieuwe collecties, proactieve sales, een nieuw voorraadsysteem.

#De twee getallen die er wel stonden

In de maandtabel staan twee gerealiseerde maanden, januari en februari van het prognosejaar. Het memorandum zet ze naast de eigen fasering en concludeert dat de omzet "in lijn ligt met de begroting".

Dat klopt. De eigen fasering legt 10,2% van het jaar in die twee maanden, en de realisatie kwam daar iets boven uit.

Nu de andere vergelijking, die er niet staat.

dezelfde twee maanden, een jaar eerder          -45%
wat het plan voor het hele jaar aanneemt        +14%

Het bedrijf draaide in de enige twee maanden die je kunt zien bijna de helft minder dan vorig jaar, in een plan dat voor het hele jaar groei nodig heeft. Het verschil zit volledig in maanden die nog niet bestaan.

#De fasering is het echte signaal

Historisch waren januari en februari samen ongeveer 22% van het jaar. In het plan zijn ze 10,2%. De tweede jaarhelft gaat van historisch normaal naar 58,7% van de omzet.

Het plan herschrijft dus stilzwijgend het seizoenspatroon van de onderneming. Dat is de goedkoopste manier om een prognose te laten kloppen en het is tegelijk de moeilijkste om te zien, want elke maand afzonderlijk blijft netjes op budget.

Draai het om, en je hebt de vondst:

als het jaar dezelfde vorm heeft als vorig jaar,
dan impliceren die twee maanden een jaar van
                                    48% van het plan

Jaren later blijkt de werkelijkheid op index 20 te liggen. Het plan zei 74. De impliciete uitkomst uit die ene deling zat er niet naast in de goede richting: hij was te hoog, maar hij zat in de goede orde van grootte en het plan niet.

#Twee dingen die de winst dragen

De brutomarge. Het beste jaar ooit was 52%, in het topjaar met bijna dubbel het volume. Het plan zet er 56% neer, en houdt die vier jaar vast. Die vijf punten extra marge zijn in geld 1,2 keer de volledige begrote EBITDA van het eerste jaar. Klopt de marge-aanname niet, dan is er geen winst, ook niet als de omzet wél gehaald wordt.

De besparingen. Een fors kostenpakket eraf, regel voor regel onderbouwd. Maar ongeveer een vijfde ervan is niet iets wat iemand doet, het is iets wat ophoudt: een eenmalige fraudeschade van vorig jaar die zich niet herhaalt, en een interne bijdrage die vervalt omdat er vestigingen sluiten.

Dat is legitieme rekenkunde. Het is alleen geen stuurbare verbetering, en in een plan dat om geld vraagt is dat onderscheid het hele verschil.

#Waarom niemand het zag

Dit is geen slecht memorandum en er zit geen misleiding in. Het is de standaardweergave.

Elk rapportagepakket ter wereld toont je realisatie tegen budget. In die weergave stond dit bedrijf in maart op groen. De vergelijking met dezelfde maand vorig jaar en met het historische maandaandeel komt in geen enkel standaardrapport voor, en dat zijn precies de twee die het verhaal omdraaien.

#De regel

naast realisatie tegen budget, altijd:
  1  deze maand tegen dezelfde maand vorig jaar
  2  het aandeel dat deze maand historisch van het jaar was
  3  realisatie gedeeld door dat historische aandeel
     -> het jaar dat je eigen cijfers impliceren

Regel drie is de deling. Hij kost dertig seconden, hij vraagt alleen om een tabel met maanden, en hij is het enige getal in dit hele stuk dat niet uit hindsight komt.

Stuur je bestand naar stefanwobben@gmail.com. Heb je een prognose, een memorandum of een begroting waar je maandcijfers tegenaan lopen: wij doen deze deling en zeggen wat jouw eigen realisatie impliceert. Betalen doe je pas achteraf, en alleen als er meer dan €90 in zat.