Je omzet daalt en je kosten niet. Hoe zie je dat drie kwartalen eerder?

Er is één signaal in je maandcijfers dat maanden eerder afgaat dan al het andere, en bijna niemand kijkt ernaar. Het is niet een kostenpost die stijgt. Het is een kostenpost die niet daalt.

#Het voorbeeld

Q1 van een handelsbedrijf, uitbestede logistiek over vier contractregels:

                       werkelijk   begroot   verschil
omzet                    414.400   765.400   -45,9%
logistiek totaal          99.300    93.700    +5.600
als % van de omzet         24,0%     12,2%

In euro's is dat €5.600 over budget op bijna een ton. Niemand wordt daar wakker van. De variantiekolom is vrijwel groen.

Maar de omzet lag 46% onder plan en de rekening bleef staan. Als verhouding tot de omzet is die post bijna verdubbeld. Op de begrote verhouding had hij €54.300 moeten zijn in plaats van €99.300.

Dat is €45.000 in één kwartaal, en het stond in de cijfers van maart. De jaarrekening zou het pas in het voorjaar daarna vertellen.

#Waarom je het niet ziet

Elk rapportagepakket toont je budget tegen werkelijk in euro's. Dat is precies de weergave waarin dit onzichtbaar is. Een contract dat niet meebeweegt met volume komt in euro's netjes op budget uit, want het contract is nu eenmaal begroot.

De verhouding tot de omzet komt in geen enkel standaardrapport voor, en dat is de enige plek waar dit zichtbaar is.

#De test

Voor elke kostenpost waarvan je mag verwachten dat hij met volume meebeweegt:

1  bereken de post als percentage van de omzet, nu en vorige periode
2  bereken hoeveel dat percentage bewoog
3  bereken hoeveel het bedrag zelf bewoog
4  beweegt de verhouding hard en het bedrag nauwelijks
   -> het contract is het probleem, niet de uitgave

Beweegt allebei hard, dan is het een gewone kostenoverschrijding en heeft je boekhoudpakket je dat al verteld.

#Draai hem niet over alles

Dit is de valkuil, en wij zijn er zelf ingelopen bij het bouwen van deze regel.

Bij een omzetdaling van 46% drijft élke vaste kostenpost af als percentage. Personeelskosten in het voorbeeld hierboven gingen van 21,9% naar 36,1% van de omzet. Draai je de test daarover, dan meldt hij zelfverzekerd dat je loonkosten €58.600 te hoog zijn.

Ze lagen €18.400 ónder budget.

Dus: alleen over kosten die volumeafhankelijk hóren te zijn. Uitbestede logistiek, vracht, commissie, verpakking, betaalkosten. Niet over loon, niet over huur, niet over verzekering.

En als bijna al je geteste regels tegelijk afgaan, heb je geen zes vondsten maar één. Dan is het je omzet, niet je contracten.

#Wat je vraagt zodra je hem hebt

Niet "kan het goedkoper". Vier vragen, in deze volgorde:

Splits de regels in vast en variabel. Wat betaal ik als de eenheden op nul staan.

Staat er een minimumafname in. Zo ja, dan weet je meteen dat een deel niet te halen is en stop je met erop jagen. Zo nee, dan is de rekening simpelweg fout en is het een correctiegesprek, geen onderhandeling.

Vraag een staffel in plaats van een tarief. Bij een volume dat 46% kan afwijken van plan is een vast tarief het verkeerde instrument, ook voor je dienstverlener.

Zet er iets tegenover. Een langere looptijd tegen een variabeler tarief is voor een dienstverlener meer waard dan een kortingsdiscussie.

Stuur je bestand naar stefanwobben@gmail.com. Je krijgt binnen 24 uur je vondsten terug. Betalen doe je pas daarna, en alleen als er meer dan €90 in zat. Deze week doen we het met de hand, dus zeg er even bij wat je bedrijf doet.